Sletting etter GDPR-krav i Jeeves ERP
Vi har utviklet en løsning som hjelper med GDPR-krav til sletting og anonymisering i Jeeves. Kontakt Systemstöd i dag for hjelp med GDPR-krav i Jeeves ERP.
Bakgrunn
Den svenske personopplysningsloven (1998:294, PuL) er erstattet av ny lovgivning, personvernforordningen GDPR som regulerer behandling av personopplysninger for å beskytte personer mot krenkelse av privatlivet gjennom slik behandling.
Personopplysninger er informasjon direkte eller indirekte knyttet til en levende person, som navn, personnummer eller opplysninger som sammen avslører identiteten. Også informasjon uten direkte identifikasjon regnes som personopplysninger hvis den kan knyttes til en bestemt person.
Avgrensning
Løsningen behandler bare datasletting. Signatur (perssign, perssign2…) regnes ikke som personopplysning når koblingen til fullt navn er anonymisert. Anonymisering gjelder standardfelt, og sletting begrenses til Jeeves ERP-databasen. Egne tabeller og kolonner kan legges til ved installasjon.
Metode for sletting
GDPR-datasletting skjer gjennom anonymisering: data oppdateres slik at de ikke lenger regnes som personopplysninger. Logger, workflows, notater og anmodninger fjernes med delete.
Løsning
Vi setter opp anonymiseringsjobber basert på standardfelt og egne Jeeves-tilpasninger for å hjelpe med sletting og anonymisering.
Jobbene rydder gammel informasjon som ikke lenger ønskes eller kan lagres. Et batchjobb anonymiserer mange felt eldre enn et bestemt antall år ved å gå gjennom systemet. Kunden bestemmer hvor ofte og når jobben kjøres.
Sletting og anonymisering registreres i en separat tabell for å vise at informasjon er endret. Originalinformasjonen beholdes ikke.
Samtykke
Personer i KP-tabellen skal generelt ha samtykket til at dere lagrer informasjon om dem. Fra Jeeves ERP Version5 (V5) finnes to samtykke- og GDPR-felt, også i FR: en avkryssing for samtykke og et datofelt for når det ble gitt.
Ved tilbaketrukket samtykke fjernes avkryssingen, posten lagres, navnet endres manuelt og kontaktopplysninger slettes. Anonymisering av navnet er bedre enn sletting, ellers kan fremtidige kontaktpersoner kobles til tidligere hendelser. KP-anonymisering bør også følge med til hendelses- og ordreprogrammer.
Navn kan også finnes andre steder uten å endres, på grunn av innstillinger eller forbud mot endring. Fakturaprogrammet er et eksempel. Her går bokføringsloven foran GDPR, og informasjonen beholdes.
For å fjerne informasjon som ikke må beholdes etter loven, kan Systemstöd sammen med dere lage flere anonymiseringsjobber startet i KP-programmet.
Konsulentarbeidet for GDPR-sletting i Jeeves ERP tar cirka én dag.
Vil du ha hjelp med datasletting i Jeeves ERP?
Kontakt meg, Fredrik Jansson, på e-post: fredrik.jansson@systemstod.se eller telefon: +46 70 607 65 17
Marie Boqvist, Sr Buyer, Rockwell Collins Sweden AB
– Takk for en godt gjennomført oppgradering av Jeeves-miljøet. Alt har gått smidig, og vi setter pris på raske svar på problemene som oppsto. Vi gleder oss til den nye versjonen og videre utvikling av Jeeves-bruken sammen med Systemstöd.