Max Matthiessen
I Max Matthiessens økonomiavdeling arbeider fire personer med avstemminger. Avstemmingsarbeidet ved måneds- og kvartalsavslutning har tradisjonelt blitt håndtert med papir, permer og regneark.
Bedriften
Max Matthiessen ble grunnlagt i 1889, og de 450 medarbeiderne på 27 steder er spesialister på forsikring, pensjon og kapitalforsikring. Selskapet har lang erfaring med å hjelpe arbeidsgivere og privatpersoner med anskaffelse, analyse, sammensetting, rådgivning og administrasjon av markedets ledende spare- og forsikringsløsninger.
Utfordring
I Max Matthiessens økonomiavdeling arbeider fire personer med avstemminger. Ved måneds- og kvartalsavslutning har arbeidet tradisjonelt blitt håndtert med papir, permer og regneark. Medarbeiderne var spredt, all informasjon lå i papirform, permer og Excel-ark, og signering tok stadig mer tid. Det ble også stadig vanskeligere å få en samlet oversikt over hvor mye som var avstemt.
Fant løsningen for effektive regnskapsavslutninger
På en kundedag arrangert av Systemstöd fikk Max Matthiessen sitt første møte med programvaren BALANCER fra Adra. Etter et kort møte ble det besluttet å velge BALANCER for mer effektivt avstemmingsarbeid hos Max Matthiessen.
Installasjon av Adra BALANCER
Installasjon, eller snarere oppsett, av BALANCER integrert med Jeeves økonomisystem for tre selskaper i Max Matthiessen ble gjennomført på én dag. Før oppsettet utarbeidet Max Matthiessen dokumentasjon på kontoplanene de tre selskapene bruker.
Programvaren leveres som en tjeneste og er helt nettbasert, så ingen lokal installasjon er nødvendig. Medarbeiderne får tilgang til BALANCER med internett og sin PC eller Mac. Alle i Max Matthiessens økonomiavdeling har lang erfaring med avstemminger, og siden BALANCER er selvforklarende, ble ingen opplæring gjennomført. De begynte ganske enkelt å bruke BALANCER rett etter installasjonen.
I tillegg til Max Matthiessens egne BALANCER-brukere bruker selskapets revisorer programvaren. Dette er verdsatt støtte for både revisorene og medarbeiderne. Nå slipper de å sende store mengder dokumentasjon og ulike versjoner av Excel-ark på e-post. De kan diskutere samme informasjon og dokumentasjon direkte. Revisorene kan også forberede arbeidet sitt selv før møter.
Erfaringer med Adra BALANCER
Max Matthiessens viktigste erfaringer etter seks måneder med BALANCER er:
– Mindre papirhåndtering, siden alt er tilgjengelig direkte på skjermen uten å lete og bla i papirer og permer.
– Bedre oversikt over avstemmingsprosessen gir trygghet om hva som er gjennomført og hva som gjenstår.
– Mer givende avstemmingsarbeid som også er miljøvennlig og moderne.
– Mer komplette avstemminger enn før, siden all informasjon er lagret og tilgjengelig med ett tastetrykk.
– Ingenting blir oversett i avstemmingsprosessen.
– Signeringsprosessen tar mindre tid og kan utføres når som helst og hvor som helst.
– Enklere revisjon, siden store informasjonsmengder ikke må sendes på e-post, og revisorene kan forberede arbeidet fra sitt eget kontor.
Lisa Balkhag, regnskapsansvarlig, Max Matthiessen
– Jeg tror dessverre at mange økonomiavdelinger har arbeidet med avstemminger på samme tradisjonelle måte i lang tid. Med BALANCER får man en mer givende, moderne, effektiv og miljøvennlig måte å gjøre avstemmingsarbeidet på.