Velge nytt ERP-system – guide og sjekkliste

Å velge nytt ERP-system er en viktig beslutning som påvirker store deler av virksomheten. Et godt valg starter derfor ikke med spørsmålet «Hvilket ERP-system er best?» Men med «Hvilket ERP-system passer best for virksomheten, prosessene og de fremtidige behovene våre?»

I denne guiden går vi gjennom de viktigste trinnene når dere skal evaluere, sammenligne og velge nytt ERP-system. Du kan også laste ned den mer detaljerte sjekklisten og bruke den som arbeidsgrunnlag.

Når er det på tide å bytte ERP-system?

Behovet for et nytt ERP-system oppstår ofte når virksomheten har endret seg raskere enn systemstøtten. Vanlige tegn er:

• Mer manuelt arbeid og økt bruk av Excel
• Den samme informasjonen registreres i flere systemer
• Integrasjonene mellom systemene er utilstrekkelige
• Det er vanskelig å få oppdatert og pålitelig informasjon
• Lager-, logistikk- eller produksjonsprosesser krever mye manuelt arbeid
• Det eksisterende ERP-systemet begrenser nye arbeidsmåter eller vekst
• Virksomheten har vokst fra et enklere økonomi- eller ERP-system

Et ERP-bytte bør derfor ses som et virksomhetsprosjekt, ikke bare som et IT-prosjekt.

1. Start med virksomheten – ikke systemene

Før dere sammenligner ERP-systemer, bør dere forstå hva dere faktisk vil forbedre. Kartlegg de viktigste prosessene og finn hvor dagens arbeidsmåter eller systemstøtte skaper problemer.

Spørsmål å starte med:

• Hvilke prosesser fungerer dårlig i dag?
• Hvor oppstår manuelt arbeid eller dobbeltregistrering?
• Hvilken informasjon mangler virksomheten?
• Hvilke prosesser må automatiseres?
• Hva må virksomheten kunne gjøre om tre til fem år?

2. Sett sammen riktig prosjekt- og styringsgruppe

Valg av nytt ERP-system påvirker vanligvis store deler av virksomheten. Prosjektgruppen bør derfor representere hele virksomheten, ikke bare økonomi eller IT.

Avhengig av virksomheten kan gruppen ha representanter fra økonomi, salg, markedsføring, innkjøp, lager og logistikk, produksjon, prosjektvirksomhet, IT og ledelse.

3. Definer krav til system og teknisk miljø

Når virksomhetens behov er kartlagt, kan dere beskrive de funksjonelle og tekniske kravene det nye ERP-systemet må oppfylle.

• Forretningsprosesser systemet skal støtte
• Antall brukere og roller
• Integrasjoner med CRM, e-handel, lager, transport, BI og andre systemer
• Rapportering og beslutningsstøtte
• Sikkerhet og databeskyttelse
• Flere selskaper, land, språk og valutaer
• Sky/SaaS eller annen driftsmodell
• Fremtidige krav til skalerbarhet og utvikling

4. Gjør kravspesifikasjonen nyttig

En kravspesifikasjon er viktig, men flere krav gir ikke automatisk bedre evaluering. Suppler derfor funksjonskravene med reelle virksomhetsscenarier.

Be for eksempel leverandøren vise hvordan systemet håndterer en komplett ordreflyt, produksjonsplanlegging, sporbarhet, prosjektoppfølging eller internasjonale forretninger, avhengig av hva som er viktigst for dere.

5. Lag en kortliste over systemer og leverandører

Når kravene er tydelige, kan dere lage en første liste over aktuelle ERP-systemer og leverandører. Større evalueringer kan deles i en RFI (Request for Information) og deretter en mer detaljert RFP (Request for Proposal).

Målet er gradvis å gå fra mange muligheter til noen få som evalueres grundig.

6. Evaluer både ERP-systemet og partneren

En vanlig feil er å fokusere nesten bare på programvaren. Partnervalget er minst like viktig. Partneren skal ofte hjelpe med implementering, integrasjoner, utvikling, opplæring, support og videreutvikling i mange år.

Evaluer blant annet:

• Erfaring fra lignende virksomheter
• Kunnskap om de viktigste prosessene deres
• Erfaring med det aktuelle ERP-systemet
• Prosjektmetodikk og tilgang til konsulenter
• Integrasjonskompetanse
• Supportorganisasjon og langsiktig forvaltning
• Relevante og oppdaterte kundereferanser

7. La leverandørene vise prosessene deres

En generell produktdemonstrasjon sier ofte lite om hvor godt systemet passer dere. Gi leverandørene tydelige scenarier og be dem vise hvordan løsningen håndterer de viktigste prosessene, problemene og målene deres.

8. Evaluer implementeringen før dere velger

Spørsmålet er ikke bare hva systemet kan gjøre, men hvordan dere skal komme dit. Be leverandørene beskrive prosjektmetodikk, foreløpig prosjektplan, ansvarsfordeling, datamigrering, integrasjoner, testing, opplæring, driftsstart og support etter oppstart.

9. Sammenlign totalkostnad – ikke bare lisenspris

Sammenlign hele løsningen: programvare, implementering, integrasjoner, tilpasninger, opplæring, datamigrering, drift, support og fremtidig utvikling.

10. Vanlige feil ved valg av ERP-system

• Å starte med systemene fremfor virksomhetens behov
• Å prøve å gjenskape det gamle systemet i det nye
• Å sammenligne hundrevis av funksjoner uten prioritering
• Å undervurdere betydningen av riktig partner
• Å ikke sette av nok interne ressurser
• Å bare tenke på dagens krav, ikke fremtidige behov

Hvilket ERP-system er best?

Ingen ERP-løsning er best for alle virksomheter. Riktig system avhenger blant annet av størrelse, bransje, prosesser, kompleksitet, integrasjonsbehov, internasjonal virksomhet og fremtidsplaner.

Valget bør derfor ta utgangspunkt i virksomhetens behov først, deretter produktet.

---

Trenger dere støtte i evalueringen?

Systemstöd arbeider med ERP-systemer, integrasjoner og forretningsutvikling og hjelper virksomheter før, under og etter ERP-prosjekter.

Les mer om ERP-systemene og tjenestene våre, eller kontakt oss for å diskutere situasjonen deres her.